Главная | Автоюрист | Организация документооборота в юридической службе

Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства

Удивительно, но факт! По истечении срока хранения уничтожаются с оформлением акта:

Совершенствование организационной структуры управления с помощью экономических систем. Организация документооборота и делопроизводства Документационное обеспечение управления делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве ДОУ: Документирование составление, оформление, согласование и изготовление документов. Организация работы с документами в процессе осуществления управления обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: Установление единого порядка прохождения документов документооборота учреждения ; Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; Контроль за исполнением документов; Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан; Обеспечение защиты информации. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.

Важно знать

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение — это автоматизация отдельных рабочих мест АРМ: Основными недостатками такого подхода являются: Основные функциональные части компоненты системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией.

С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи: Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия ДОУ.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения: Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки ; финансово-бухгалтерские документы предприятия главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности налоги, охрана окружающей среды и т. Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты договоры , которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам ОРД.

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Делопроизводитель – информационный фильтр организации

Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России Росархив и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. Источниками для разработки должностных инструкций являются: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией.

Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами.

остановилась Организация документооборота в юридической службе готовы

Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов. Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Удивительно, но факт! Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Основные организационные структуры службы ДОУ: Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: В функции секретариата входит: К его функциям относятся: Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения отделы, секторы, группы: Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива. Группа контроля бюро, инспекция, отдел осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем обращений граждан занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.

Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Организация документооборота в юридической службе становилась

Архив организации — осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах мэрия, префектура, муниципалитет местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Удивительно, но факт! Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры: Таким образом, в процессе учета, распределения, рассмотрения, передаче документов исполнителям и приеме их обратно выполняется весь комплекс технологических операций, как обычного документооборота, так и ограничительных операций защищенного документооборота.

Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций.

Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.

Читайте также:

  • Отпускают ли солдата поговорить до присяги
  • Отмена приказа на взыскание алиментов
  • Какой штраф предусмотрен за превышение скорости на 46 км